Profil Diri

Profil Diri
Nama saya Syed Abdul Fattah Bin Syed Yahya. Tahun ini, pada 12 Mei saya berusia 26 tahun. Saya datang dari keluarga besar gembira yang saya kelima daripada 13 adik-beradik saya. Sejak saya adalah seorang kanak-kanak dan sehingga hari ini, kita hidup di A-18, Jalan 4 Denai, Kg. Kempas Baru, Johor Bahru, Johor.Waktu sekolah adalah satu pengalaman yang ceria untuk saya kerana saya adalah seorang pelajar yang aktif dalam kurikulum dan ko-kurikulum. Mulakan pendidikan awal saya di Sekolah Menengah Kebangsaan Kempas (SMKK) dari 1999 sehingga saya mengambil Pelajaran Malaysia Sijil saya (SPM) pada tahun 2003. Kemudian saya pergi ke Sekolah Tinggi Tasek Utara (SMKTU) untuk melakukan saya Sijil Tinggi Pelajaran Malaysia (STPM). Selepas itu pengalaman saya bekerja bermula manakala pada tahun 2008, saya membuat keputusan untuk melanjutkan pelajaran saya sebagai pelajar separuh masa Sarjana Muda Sains (Sumber Manusia) dengan Universiti Teknologi Malaysia sehingga kini.Kerja dan kajian tidak mudah dan tidak semua orang boleh berhadapan dengan situasi ini. Tetapi, berdasarkan pengalaman bekerja dalam beberapa syarikat dan industri yang berlainan saya membuat saya seorang yang kuat dan berdedikasi dan Alhamdulillah berjaya menghadapi cabaran ini. Beberapa syarikat yang saya bekerja sebelum UNIKA Getah Sdn Bhd, Enterprise Joemy di Central Market, Sdn Bhd PsyberOne, Pizza Hut dan kini bekerja dengan Shiya Sdn Bhd dan juga melakukan sebahagian kerja masa di SHELL Kempas. Setelah pengalaman bekerja fikir saya bahawa ia tidak mudah untuk berjaya jika saya tidak bekerja keras untuk meningkatkan kemahiran saya, kreativiti, kematangan dan kecekapan dalam usaha terbaik untuk bersaing dengan orang lain dalam talian kerjaya ini.
   Saya juga jenis orang yang gila kerja. Tetapi untuk mempunyai gaya hidup yang seimbang dan sebagai lelaki keluarga, masa lalu kegemaran saya adalah saya suka melakukan aktiviti dengan keluarga besar saya. Saya akan mengatur beberapa aktiviti percutian pendek, BBQ parti, bermain futsal dengan saudara dan sepupu saya dan semudah pembersihan rumah dan berkebun di sekeliling rumah kita dengan semua ahli keluarga saya. Aktiviti-aktiviti ini memberikan saya kelonggaran muktamad kebahagiaan dan juga sihat.Sebagai kesimpulannya, perkataan terbaik untuk menggambarkan saya adalah semangat kerana saya akan melakukan apa-apa bidang dengan cara yang pintar.

1.1 PENGENALAN KEARAH GLOBALISASI HRIS

KEARAH GLOBALISASI HRIS

Pelbagai tafsiran telah dibuat berkenaan konsep globalisasi dan k-ekonomi berdasarkan perspektif yang berbeza. Ishak Shari , 2000( Ishak Shari, 2000 . Globalisasi Ekonomi :Proses Dan Realiti Norani Othman & Sumit K. Mandal (pnyt.) Malaysia Menangani Globalisasi Persta Atau Mangsa. Hlm 46-70, UKM Bangi )menyatakan bahawa globalisasi merupakan suatu fenomena multidimensi yang merangkumi pelbagai bidang seperti ekonomi, politik, ideology, budaya dan sebagainya dan ia dianggap sebagai suatu proses perubahan penting kepada bidang berkenaan. Masyarakat dan dunia kini terdedah kepada satu proses transformasi yang besar dalam menangani proses pemantapan masa dan ruang yang dipanggil proses transformasi. Selain melibatkan sector ekonomi, bidang pengurusan juga tidak ketinggalan dari melalui transformasi dan ini dapat dilihat dengan usaha yang telah diambil sektor kerajaan dalam membangunkan sistem pengurusan sumber manusia seperti HRMIS .Kebanyakan prosedur dan urusan berkaitan cuti, kemudahan penjawat awam, kompetensi dan banyak lagi telah boleh dimuat turun oleh semua penggunanya dengan melayari laman HRMIS yang berkenaan.

Dalam era globalisasi, pengeluaran pelbagai komponen untuk sesuatu barang dihasilkan dibanyak lokasi dan negara. Walaubagaimanapun, ia disepadukan dalam satu rangkaian pengeluaran yang berhierarki dengan Multinasional Companies (MNC) memainkan peranan yang besar. Negara maju pula menjadi pusat operasi MNC dalam membangunkan globalisasi sesuatu negara itu sendiri. Kegiatan yang dijalankan di ibu pejabat syarikat MNC dinegara maju ialah pengurusan kewangan, penyelidikan serta pembangunan inovasi. Negara kita juga telah mengambil langkah untuk memajukan sistem HRIS dengan wujudnya HRMIS yang kini diaplikasikan secara meluas dalam sektor awam negara.

Terdapat empat model dalam transformasi dalam sistem pembangunan sumber manusia , yang pertama adalah multinational (multinasional), global , transnational (transnasional) dan yang terakhir international (internasional). Empat model ini menjadi teras kepada proses transformasi sistem pembangunan sumber manusia dan ia mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Jika dilihat multinasional lebih menjurus kepada respon dan kehendak tempatan dan ia lebih diguna pakai dalam industry perkhidmatan tetapi tiada kerjasama antara suatu cawangan dengan yang lain. Model kedua adalah global yang mementingkan efisensi pada tahap maksimum dan sering diprktikan dalam industri perkhidmatan perisian tetapi ia tidak respon kepada kehendak tempatan. Yang ketiga adalah internasional model yang menekankan kepada perkongsian maklumat dan informasi dan dipraktikan dalam sector perbankan dan model terakhir iaitu transnasional yang memaksimumkan perkongsian maklumat, idea, informasi dan yang penting model ini seperti menggabungkan ketiga-tiga model yang terdahulu.

Merujuk kepada pandangan yang dikemukakan oleh Beaman (2000)( Karen V. Beaman (2000) .On Globalizing HRIS : Moving to a transnational Solution pg 33-36 )(Global HRIS adalah satu sistem tunggal yang berpusat dan seragam dalam melaksanakan HRIS, contohnya CIMB menggunakan sistem dari United Kingdom. Bukan sahaja CIMB, terdapat lebih banyak organisasi yang menggunakan khidmat vendor luar terutamanya berkaitan sistem atau perisian komputer. Organisasi saya bekerja sekarang sebagai contoh telah lama menggunakan khidmat vendor untuk sistem pembayaran dan pendaftaran pesakit seperti Oracle dan Peoplesoft. Ini membantu organisasi kearah era globalisasi dan memudahkan urusan harian di sesebuah organisasi berkenaan. Bagaimanapun, sesebuah organisasi itu hendaklah membuat perancangan dengan betul dan memilih model yang bersesuaian dengan keperluan mereka. Ini kerana, berdasarkan pengalaman saya sendiri, jika system yang digunakan dipelopori oleh vendor yang berpusat jauh diluar Negara seperti Oracle and Peoplesoft, pengguna terpaksa menanggung risiko dan beban jika sesuatu masalah timbul.Baru-baru ini, server kami telah diserang virus dan kakitangan vendor yang ditugaskan di organisasi kami tidak dapat mengatasi masalah ini. Sebagai akibatnya, kami terpaksa menggunakan system manual seperti dahulu selama lebih kurang 5 hari sebelum kakitangan dari pihak ibu pejabat yang berada di luar Negara tiba dan membantu menangani masalah ini.

Selain empat model yang dinyatakan sebelum ini , terdapat tiga elemen dalam sistem penyampain atau “system architecture” yang menjadi sokongan kepada globalisasi HRIS . Yang pertama adalah “stand alone system” ,“data ware house model” dan yang terakhir adalah “single Integrated Sytem model”. Standalone model sistem juga lebih dikenali sebagai data independen dimana ia sering diamalkan oleh organisasi multinasional. Data Warehouse model pula sering diamalkan oleh organisasi internasional dimana data dikongsi bersama dan sistem yang digunakan adalah sama contohnya Oracle dan Peoplesoft. Manakala bagi single intergrated system model, organisasi yang mengamalkan sistem ini adalah yang menggunakan model global dan transnasional.

Malaysia kini menuju era globalisasi dengan pelbagai inisaitif yang dijalankan termasuklah membangunkan koridor raya multimedia sebagai proses trnasformasi kerajaan dan membantu rakyat untuk menjayakan misi dunia tanpa sepadan. Dalam era globalisasi , negara-negara timur yang diberi gelaran little dragon dan NIEs (Newly Industrialised Economies) semakin memberi pesaingan sengit kepada pelabur tradisional seperti Jepun dan negara-negara barat. Ini menunjukkan bahawa manfaat yang dibawa dalam globalisasi telah membuka banyak peluan dan ruang untuk mempertingkatkan dan memajukan lagi banyak pihak.

Rujukan : 

Karen V. Beaman (2000) .On Globalizing HRIS : Moving to a transnational Solution pg 33-36

http://jeitosa.com/service/global-organizational-effectiveness-goe

http://maradev.skali-mps.net/c/document_libarary

1.2 Pengrekrutan dan Pemilihan

Pengrekrutan dan Pemilihan

Pasukan Polis Diraja Malaysia sangat mementingkan
kecergasan dan kecekapan.  Oleh itu, salah satu modul
semasa temuduga dilaksanakan adalah ujian fizikal dan latihan
kecergasan agar para pemohon kerja menepati dan
memenuhi spesifikasi kerjanya.

Salah satu aktiviti sumber manusia saya mengambil contoh PDRM  dalam pemilihan pekerja. Ia bertujuan untuk memperolehi kuantiti dan jenis sumber manusia yang diperlukan oleh organisasi. Aktiviti ini termasuklah membuat analisis ke atas kerja, membuat perancangan sumber manusia dan pengrekrutan.

          Analisis kerja misalnya, ia melibatkan kajian terhadap tugas-tugas dan tanggungjawab yang terlibat di dalam kerja, penghuraian kerja atau spesifikasi-spefisikasi kerja seperti kaedah untuk mengumpul maklumat, agar proses pengrekrutan dapat dilaksanakan. Proses-proses pengrekrutan termasuklah proses temuduga, menyediakan borang permohonan secara ‘online’, ujian pekerjaan atau latih amal dan praktikal. Pengrekrutan dan penstafan adalah salah satu bidang tanggungjawab pengurus sumber manusia PDRM selain bertanggungjawab terhadap temuduga, latihan, rekabentuk sistem pengganjaran, sistem pengrekrutam, pemilihan serta membuat penyusunan program latihan. Ini kerana, dalam perkhidmatan PDRM kekuatan fizikal amatlah dititikberatkan selain ketahanan mental dan kekuatan psikologi. Atas alasan itu, setiap lantikan untuk perkhidmatan di PDRM akan dikehendaki menjalani kursus asas pengrekrutan minima selama enam bulan.

          Kursus asas rekrut ini adalah bahagian terakhir pemilihan dalam jabatan PDRM selepas melepasi kelayakan akademik, temuduga dan ujian kecerdasan yang dilakukan selepas pemohon mengisi maklumat peribadi di laman web pekerjaan yang disediakan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA).

          Ini kerana, tanpa kombinasi yang baik antara kelayakan akademik, ketahanan fizikal serta kekuatan mental pekerja di jabtan PDRM serta kebolehan yang sesuai maka pekerja dan organisasi akan mengalami kepincangan semasa beroperasi. Oleh itu, organisasi perlu merancang sumber manusia mereka agar kualiti sumber manusia dapat ditingkatkan dan sekaligus dapat meningkatkan produktiviti melalui peningkatan kemahiran dengan latihan, motivasi dan pengurusan pekerja yang baik.

Kawad kaki menjadi asas kepada para pelatih di jabatan
Polis Diraja Malaysia untuk meningkatkan disiplin

Disebabkan modal insan adalah sangat berharga dan merupakan aset utama jabatan seperti PDRM, mengukuhkan dan menguatkan modal insan atau tenaga sumber manusia menjadi cabaran utama yang perlu ditempuhi oleh jabatan sumber manusia di organisasi ini. Pengrekrutan dan penstafan yang efektif adalah menjadi kunci yang utama untuk mencapai matlamat organisasi. Dalam melahirkan bakal-bakal pegawai polis yang berdisiplin dan berdedikasi dalam kerjaya, kawad kaki serta pembelajaran yang efektif terhadap penyelesaian masalah keselamatan menjadi teras utama kepada pengrekrutan pekerja. Malah latihan yang disediakan di pusat-pusat latihan polis ini sebagai teras pembentukan disiplin yang jitu kepada para pegawai polis sekaligus membentuk semangat berpasukan dan nilai kerjasama antara pelatih.

“HRIS has been undertaken with the aim of utilising functions that are of a strategic nature thereby enhancing the strategic contribution of the HR function”.

---

Susan K.Lipert and Paul Michael Swiercz, Human Resource Information System (HRIS) and Technology Trust, Journal of Information Science 31:340 (2005)

      Pengrekrutan dalam PDRM adalah satu terminologi yang menyeluruh, yang menjelaskan satu proses bagi menentukan keperluan untuk mengambil pekerja baru kerana ia adalah asas latihan dan kerjaya bagi PDRM. Di samping itu, ia dapat mengenalpasti di mana calon pekerja baru itu berada dan berusaha untuk menarik mereka supaya memohon untuk mengisi jawatan kosong seterusnya dapat mengisi kekosongan jawatan di tempat-tempat atau cawangan yang sangat memerlukan kakitangan tambahan. Hasil daripada pengrekrutan adalah senarai calon yang lengkap yang berpotensi untuk mengisi kekosongan. Senarai ini dipanggil senarai terpilih. Pengrekrutan atau proses mencari dan menarik calon yang sesuai untuk mereka membuat permohonan bagi mengisi kekosongan dilakukan apabila permintaan atau keperluan sumber manusia oleh sesebuah organisasi melebihi pembekalan. Tujuan utama pengrekrutan dilakukan secara ‘online’ dapat dilihat atas beberapa sebab iaitu :-

a)  Mengiklankan Kekosongan jawatan dan keperluan calon yang dikehendaki bagi 

    memasuki perkhidmatan PDRM kerana ia melibatkan kos untuk memenuhi kekosongan

    jawatan yang diiklankan itu

b) Mendapatkan staf atau pemohon atau calon-calon yang berkelayakan dengan

    kekosongan jawatan

c)   Mempercepatkan proses memenuhi kekosongan jawatan yang ditinggalkan

d)   Memenuhi kontrak psikologikal

e)  Memperlihatkan kualiti dan kuantiti serta kepelbagaian calon-calon yang memohon

PDRM tampil menjadi organisasi yang menggunakan internet untuk kemudahan pencari kerja terutama semasa proses pengambilan dan tapisan kelayakan mengikut beberapa ciri seperti kelulusan akademik, kesihatan fizikal dan bentuk kecacatan. Pencari kerja yang berpotensi akan mengenal pasti pengiklanan organisasi PDRM melalui carian di internet dengan mengakses bahagian kerjaya laman web korporat PDRM berkenaan. Segala perjawatan dan maklumat mengenai pelbagai peringkat jawatan boleh didapati dengan mudah untuk semakan oleh pencari kerja termasuk arahan cara bagaimana untuk memohon jawatan tersebutb dengan langkah demi langkah.

Mengrekrut dalam laman web adalah amalan biasa organisasi korporat dalam ekonomi digital hari ini. Keadaan persekitaran ekonomi yang global pada hari ini menghendaki organisasi merangka strategi dan amalan yang membawa kepada kelebihan dalam persaingan. Ini dapat dilakukan dengan merangka strategi pengambilan terbaik. Perancangan sumber manusia yang sistematik dapat membantu mengurangkan masalah yang berkaitan dengan sumber manusia. Ia juga dapat mengatasi masalah kekurangan dan lebihan tenaga buruh serta menjimatkan kos pengambilan. Sistem inilah yang sedang diteroka oleh kerajaan Malaysia kini.

---

HRMIS – Transformasi Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam Malaysia Abad ke-21. Artikel Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (2011)

Melalui HRIS, kerajaan dapat mengenalpasti kekurangan dan lebihan tenaga kerja di sesuatu jabatan kerajaan dan akan membuat penyelarasan semula mengikut keperluan sumber manusia organisasi itu. Bilangan sebenar pekerja seperti selepas berpencen dan penamatan kontrak akan sentiasa dikemaskini.
      Selaras dengan perkembangan teknologi baru dan persaingan globalisasi semasa, Kerajaan Malaysia kini juga telah menyediakan laman web untuk memudahkan pencari kerja yang berminat untuk berkhidmat dalam sektor kerajaan. Perkhidmatan yang ditawarkan adalah terbuka sepanjang tahun dan calon akan dipanggil untuk temuduga dan ujian kecekapan serta bakat berdasarkan keperluan jawatan semasa. Oleh itu, pencari-pencari kerja hanya perlu mengisikan maklumat diri dan jawatan yang dipohon berdasarkan kelayakan akademik dan syarat-syarat yang telah ditetapkan. Calon yang telah berdaftar dengan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia ini akan dipanggil sekiranya terdapat keperluan tenaga kerja dan kekosongan jawatan dalam kerajaan Malaysia.

Portal Rasmi Suruhanjaya Perkhidmatan Malaysia Yang Dibangunkan Oleh Kementerian Sumber Manusia Bagi Memudahkan Pencari Kerja Memohon Kekosongan Jawatan Yang Terdapat Di Sektor Kerajaan.

Pencari kerja perlu mendaftar dan rekod permohonan jawatan  mereka akan aktif dalam tempoh satu tahun dari tarikh pendaftaran

Setiap calon yang berdaftar dibenarkan untuk memilih lima jawatan 

pilihan yang utama mengikut kesesuaian dengan kelayakan mereka dan 

akan ditawarkan pekerjaan tersebut mengikut mana-mana kekosongan semasa.

Maklumat terkini mengenai status jawatan yang dipohon
akan segera diketahui selepas pemohon membuat pendaftaran.
Oleh itu, pemohon mempunyai pilihan untuk meneruskan pilihan
jawatan tersebut atau memilih jawatan-jawatan lain yang ditawarkan.

Secara terperinci permohonan pekerjaan dalam talian adalah permohonan sesuatu pekerjaan yang mengisi borang di laman maya yang menggantikan kertas dan pen yang menggantikan permohonan secara tradisi yang mana pemohon pekerjaan melawat sebuah syarikat atau menunggu untuk temuduga. Permohonan pekerjaan secara online menjadi semakin popular dikalangan majikan. Ini kerana permohonan pekerjaan secara online, tanpa kertas tidak memerlukan campur tangan tenaga kerja yang ramai dalam proses penyimpanan dan capaian, lebih cekap dan menjimatkan masa kakitangan. Disamping itu, ia juga memenuhi keperluan pengambilan yang tidak bersifat diskriminasi yang berdasarkan kelayakan seseorang pemohon untuk pekerjaan tersebut.

---

Utusan Malaysia (12.2.2009)
         Permohonan pekerjaan secara online boleh diperiksa oleh kata kunci untuk mencari pemohon dengan kemahiran, pengalaman, dan ijazah yang diperlukan untuk kerja-kerja tertentu. Permohonan pekerjaan secara online mengandungi bahagian awal yang prescreen dan prequalify pemohon sebelum majikan terpaksa mengkaji semula keseluruhan permohonan kerja dalam talian. Dari segi kelebihan untuk pemohon, jika pemohon dianggap tidak berkelayakan untuk pembukaan kerja tertentu, sesi permohonan berakhir. Ini mengurangkan jumlah masa dan tenaga yang bakal kakitangan laburkan dalam mengisi permohonan pekerjaan untuk jawatan yang mereka tidak berkelayakan.

 Dalam sektor swasta pula, terdapat satu sistem yang dikenali sebagai Perisian Penjejakan yang membolehkan majikan terus berurusan dengan permohon pekerjaan dan menguruskan data yang dikumpul dari resume. Organisasi besar menggunakan perisian menjejaki pencari kerja untuk menguruskan pengkalan data resume yang telah dicipta oleh pemohon pekerjaan secara online di laman web organisasi itu. Vendor perisian Penjejakan pemohon biasanya telah bekerjasama dengan Jabatan Sumber Manusia kerajaan untuk mengekstrak data dari aplikasi dalam talian mereka.

Sesuatu perisian penjejakan pemohon secara online yang dipilih oleh syarikat atau yang dikendalikan oleh vendor akan memenuhi beberapa ciri seperti :-

a)           Kata kunci seperti pengalaman kerja, kelulusan akademik dan pencapaian

Maklumat-maklumat organisasi seperti latar belakang, pemilikan, pencapaian, berkaitan dengan operasional, perhubungan dan bentuk berkhidmatan. Ini kerana para pencari kerja hari ini kebanyakan adalah yang aktif dan mempunyai sikap ingin mengetahui mengenai sesuatu yang sangat tinggi. Mereka akan lebih berminat terhadap organisasi yang mendedahkan identiti dan berkongsi maklumat mengenai mereka secara terbuka. Ia menunjukkan bahawa organisasi ini adalah terbuka dan bersedia untuk menerima pekerja baru dalam organisasi mereka. Kebanyaka organisasi yang mengamalkan amalan ini adalah terdiri daripada organisasi-organisasi besar dan mengiklankan kekosongan jawatan yang tinggi. 

Rujukan :
 1. Susan K.Lipert and Paul Michael Swiercz, Human Resource Information System (HRIS) andTechnology Trust, Journal of Information Science 31:340 (2005)
2.  HRMIS – Transformasi Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam Malaysia Abad ke-21. Artikel Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (2011)
3. Utusan Malaysia (12.2.2009)
 

1.3 Pengurusan Pengambilan & Pemilihan Dalam Web

Menguruskan Pengambilan & Pemilihan

           Pengambilan dan perjawatan menyediakan rangka kerja keseluruhan bagi proses perancangan, mengrekrut, memilih dan mengambil pekerja-pekerja. Matlamat pengambilan dan perjawatan adalah untuk mengenalpasti keupayaan, kebolehan dan multitasking yang benar-benar boleh membawa keuntungan kepada organisasi. Dapatan pekerja yang terbaik adalah terkesan dari proses pengambilan pekerja, strategi, polisi dan prosedur.

---

Paul Banfield, Rabecca Kay, Introduction To Human Resource Management, Oxford Universiti Press New Yrrk (2008).

      Pengambilan Sumber Manusia adalah proses mengenal pasti keperluan untuk pekerja baru dan kemudian, mencari, menemuramah, serta pengambilan pekerja yang sesuai. Pengambilan Sumber Manusia memerlukan perancangan dan pelaksanaan yang wajar bagi memastikan bahawa calon pekerja yang dipilih benar-benar dapat memenuhi kehendak pasaran kerja dalam organisasi itu.

Pada peringkat pemilihan secara dalam talian, PDRM sangat teliti memilih calon yang sesuai untuk ke peringkat seterusnya sebelum disenarai pendekkan untuk ujian kecergasan dan latihan fizikal. Semasa pemilihan PDRM berhak untuk menolak atau menggugurkan calon yang tersenarai sekiranya didapati maklumat yang dikemukakan oleh calon adalah palsu atau tidak benar.

IBM adalah salah satu contoh organisasi yang  mempunyai pelan tanpa kertas dalam talian 
pendaftaran untuk semua pekerja sama ada dari  luar dan dalam organisasi untuk menyertai 
latihan dan kursus –kursus yang dikendalikan.

Syarikat IBM misalnya menggunakan perisian penjejakan pekerja dan sistem maklumat sumber manusia. Syarikat IBM dan jabatan kerajaan kini mengetahui akan kepentingan teknologi baru, sistem maklumat sumber manusia, dan keselamatan data. Di PDRM sendiri telah ditubuhkan Jabatan Komunikasi Korporat untuk mengendalikan dan bertindak sebagai pakar perunding di dalam dan di luar organisasi PDRM mengenai isu-isu yang berkaitan dengan blog, laman web, permohonan pekerjaan dalam talian dan aplikasi media sosial yang lain. Idea utama adalah untuk mendidik, menyokong dan menggalakkan program-program yang menggunakan perisian ini agar lebih dekat dengan pengguna untuk mendekati PDRM. 

Rujukan :
1. Paul Banfield, Rabecca Kay, Introduction To Human Resource Management, Oxford Universiti Press New Yrrk (2008).
 

2.1 Pengurusan Prestasi

Pengurusan Prestasi

Pada pendapat saya, penggunaan teknologi kini oleh organisasi sebagai satu alat untuk mengukur dan membuat penilaian ke atas prestasi di kalangan pekerja industri adalah sangat praktikal dan langkah yang bijak. Ini berikutan langkah-langkah penilaian dapat dilaksanakan dengan lebih mudah dan pantas dengan adanya kemudahan maklumat secara real time  dan online. Pengurusan terhadap penilaian prestasi yang cekap lagi berkesan berlandaskan kepada satu sistem elektronik dapat memudahkan pengumpulan maklumat kepada unit-unit pengurusan sumber manusia di semua jabatan dan aegnsi.

            Pada pendapat saya juga, dengan kuantiti pekerja industri yang besar dan pelbagai peringkat pengurusan dan pelaksanaan, proses pengumpulan data secara manual adalah sudah tidak mencukupi untuk membolehkan pengurusan sumber manusia dilaksanakan secara berkesan. Hal ini menjadi sangat penting terutama kepada organisasi yang menyampaikan atau mengiklankan perkhidmatan mereka kepada pelanggan bagi memudahkan transaksi perniagaan dan juga perantara perkhidmatan di antara jabatan-jabatan dalam organisasi tersebut.

            Bagi saya melalui sistem pengurusan sumber maklumat yang berkesan, ia bukan sahaja dapat mengautomasikan data-data yang disimpan secara manual sebelum ini, bahkan ia bertindak sebagai pusat maklumat atau bank yang boleh digunakan untuk meningkatkan lagi tahap pembangunan pekerja industri. Ini kerana sistem maklumat adalah satu sistem yang bersepadu, telah dimudahcarakan oleh teknologi  yang menggabungkan amalan terbaik teknologi sumber manusia. Oleh itu, dengan adanya sistem pegurusan sumber maklumat ini, diharapkan ia dapat mewujudkan satu persekitaran kerja baru yang bercirikan kepada kepantasan, ketulusan, kemampuan mengesan tindakan yang diambil, dan kebolehpercayaan.

            Saya juga merasakan sistem maklumat sumber manusia harus tersedia dengan satu bentuk pengurusan sumber manusia dengan lebih cekap dalam industri yang merangkumi semua aspek pembangunan sumber manusia bermula dari tarikh seseorang pekerja itu melaporkan diri untuk bekerja sehinggalah ke hari persaraannya.

            Berdasarkan pengetahuan dan pemahaman saya, melalui polisi dan prosedur sumber manusia yang seragam dan maklumat sumber manusia yang bersepadu membolehkan proses-proses tertentu dijalankan secara konsisten serta memudahkan penggunaan sistem ini yang dapat membantu organisasi terutama peringkat pengurusan. Lebih dari itu, proses penilaian dan pembangunan pekerja akan menjadi lebih kompeten dan terarah. Dari segi penilaian terhadap kecekapan bekerja, ia dapat memperlihatkan pencapaian terhadap target yang telah ditentukan, samada melalui peningkatan produktiviti atau keputusan yang diperolehi di akhir perlaksanaan sesuatu tugasan.

            Saya berpendapat, proses menguruskan prestasi pekerja adalah berhubungan terus dengan matlamat dan misi utama organisasi. Oleh itu, pekerja dan organisasi perlu menyetujui segala matlamat yang ditetapkan oleh organisasi secara bersama untuk membolehkan tindakan-tindakan ke arah matlamat itu berjaya dilaksanakan. Namun begitu, organisasi juga harus melaksanakan beberapa program pembangunan dan memberikan latihan kepada kakitangan agar segala kemahiran, tingkahlaku dan pengetahuan yang dikehendaki sebagai pemangkin untuk kakitangan lebih produktif.  Di samping itu, kemahiran dan pengetahuan yang baru sangat berguna kepada kakitangan sebagai latihan jangka panjang dan merupakan salah satu proses pembangunan untuk diri dan kerjaya mereka.

            Pada pandangan saya juga, pengurus sumber manusia harus bijak dalam melaksanakan program pembangunan latihan seperti mengatur, merancang dan menganalisis bentuk-bentuk latihan yang diperlukan oleh kakitangan.  Malah, bentuk-bentuk perancangan itu harus didokumentasikan dan dibuat secara bertulis sebagai rujukan dan panduan pelaksanaan. Perancangan  prestasi  kakitangan  atau pekerja melibatkan beberapa perkara penting seperti matlamat kerjaya dan perancangan latihan kakitangan. Latihan yang diberi kepada kakitangan haruslah selari dengan tugas dan keperluan mereka di tempat kerja. Ini termasuklah latihan untuk meningkatkan motivasi, membina hubungan baik dengan rakan sekerja serta meningkatkan kesedaran mengenai  tanggungjawab mereka terhadap organisasi. Organisasi juga harus menjalinkan hubungan yang baik bersama kakitangan dengan melaksanakan kebajikan dan membuat pelaburan samada jangka panjang atau pelaburan jangka pendek untuk menghasilkan kakitangan yang benar-benar berkualiti untuk pelaksanaan operasi organisasi.

            Menurut Journal Of Business Management Vol.5 (15), Institut for Information Industri, Taiwan menyatakan produktivit, motivasi dan kepuasan pegawai akan meningkat dengan adanya peralatan dan kemudahan komputer yang lebih baik, pengurangan kerja yang bertindih dan pengautomasian proses-proses kerja. Misalnya penyertaan kakitangan dalam membuat keputusan atau peluang yang diberikan kepada mereka untuk mereka membuat keputusan untuk melancarkan operasi organisasi. Ia akan menjadikan kakitangan tersebut terus bermotivasi dan akan meningkatkan kesetiaannya kepada organisasi dan secara automatik merasakan ia telah mendapat kepercayaan organisasi sekaligus mewujudkan semangat bekerja dan menimbulkan dalam dirinya rasa berkepentingan di organisasi itu.

            Oleh yang demikian, pada pendapat saya seterusnya, penyertaan kakitangan dalam membuat keputusan akan meningkatkan prestasi sistem pengurusan organisasi kerana akan terdapat pelbagai keputusan yang mungkin membawa kepada satu keputusan muktamad yang terbaik. Ia kerana nilai-nilai keputusan itu diambil dari pelbagai lapisan golongan kakitangan yang berpengetahuan mahupun mempunyai pengalaman yang luas dalam bidang-bidang kerja mereka. Selain itu, mempunyai objektif yang spesifik juga penting dalam sistem pengurusan prestasi. Kerana semua kakitangan akan memahami dan mempunyai satu objektif yang sama dengan organisasi untuk dicapai. Oleh itu, kakitangan dan organisasi dikatakan mempunyai hala tuju dan tujuan yang sama untuk dikongsi bersama dalam mencapai matlamat dan objektif yang telah ditetapkan dan dipersetujui secara bersama. Sehubungan itu, sistem maklumat sumber manusia yang dibangunkan oleh sesebuah organisasi akan membantu menyelesaikan masalah ketidakseragaman terhadap penilaian prestasi pekerja. Dengan adanya satu sistem yang seragam, ia akan memudahkan penilaian dibuat sekaligus nilai-nilai terhadap penilaian tersebut menepati standard atau pawaian tertentu oleh organisasi. Ia juga menjadi asas atau panduan kepada penyelia untuk menilai kakitangan bawahan mereka.

            Selain itu, penilaian prestasi dan maklum balas akan diketahui secara segera kerana sistem maklumat ini dilengkapi dengan ciri kesegeraan, semasa dan terkini. Sistem maklumat ini juga menjadi salah satu sistem pengurusan yang penting sebagai monitor dan laluan standard prestasi yang betul untuk diikuti. Ia juga dapat memberi maklum balas atau tindak balas serta menjadi satu sistem kejurulatihan yang sangat berkesan samada digunakan secara formal atau tidak formal. Pada pendapat saya juga, ia juga digunakan sebagai pengurusan prestasi harian di mana pembangunan dapat dilaksanakan melalui program kejurulatihan, latihan, cabaran atau tugasan yang dilaksanakan oleh para kakitangan serta melaksanakan berubahan terhadap proses kerja kepada corak kerja yang lebih terkini dan efektif.

            Pada pendapat saya, pengurusan yang baik adalah bergantung kepada pengurusan objektif yang baik. Apabila organisasi mempunyai objektif yang baik yang memenuhi beberapa ciri tertentu seperti objektif yang spesifik, kebolehcapaian atau munasabah sesuatu objektif itu untuk dicapai, realistik, boleh diukur atau diperhatikan mahupun dirasakan perubahannya serta mempunyai tempoh yang munasabah untuk dicapai. Ia melambangkan organisasi itu mempunyai matlamat yang kukuh dan jitu untuk dicapai. Lalu objektif itu akan dikongsi bersama-sama dengan kakitangan mereka. Ia akan mengukuhkan kepercayaan kakitangan kepada organisasi kerana yakin dengan hala tuju dan matlamat organisasi yang jelas.

            Saya juga berpendapat, beberapa perkara boleh diukur seperti tingkah laku. Ia seperti melihat bagaimana kerja dapat dilaksanakan, tingkahlaku yang diperlukan, dan bagaimana tingkahlaku dapat memberi sokongan terhadap pencapaian dan budaya organisasi pada masa akan datang. Ia juga dapat melihat pencapaian seperti pencapaian terhadap keberhasilan, pencapaian terhadap pembandingan standard kerja yang diperlukan serta pencapaian terhadap matlamat dan objektif organisasi itu. 

Rujukan :
1.  Journal Of Business Management Vol.5 (15)
2. M.A. Norhayati & A.K. Siti-Nabiha, A case study of the performance system in a Malaysian government linked company, Journal of Accounting & Organizational Change. Vol. 5 No. 2, 2009. pp. 243-276 Emerald Group Publishing Limited

2.  3. Herman Aguinis (2009),  Performance Management  Second Edition, Pearson International Edition

 

2.2 Employee Learning And Development (ELD)

Employee Learning And Development (ELD)

Pada pendapat saya, sistem ELD adalah satu sistem yang sangat komprehensif terhadap pembangunan pekerja dan kakitangan industri. Ia adalah satu sistem yang sangat lengkap kerana sistem ELD ini mempunyai ciri-ciri seperti menganalisis pembangunan kerjaya pekerja. Ia sabagai satu ciri yang terbaik untuk melihat dan menganalisa apakah program pembangunan yang sesuai dilaksanakan kepada para pekerja untuk memastikan para pekerja mendapat manfaat daripada program itu. Disamping itu, ia juga sebagai satu usaha untuk membangunkan kakitangan orgasisasi ke tahap yang lebih maju dari sebelum mengikuti program tersebut. Antara perubahan-perubahan yang boleh dilihat adalah seperti perubahan dari segi tingkahlaku, pengetahuan dan kemahiran pekerja.

            Disamping itu, ia juga berkemampuan untuk mengenalpasti apakah program-program yang bakal dilaksanakan benar-benar dapat membantu dan membawa perubahan kepada kakitangan organisasi. Ia juga dapat mengumpul maklumat mengenai tahap program yang benar-benar diperlukan mengikut pangkat atau jawatan yang disandang oleh kakitangan itu. Selain itu, sistem ELD menganalisa program semasa yang dijalankan adakah ia benar-benar berjaya atau sebaliknya. Ia dapat mengukur sejauh mana program itu dapat mencapai sasaran dan menepati matlamat latihan yang dilaksanakan seterusnya selari dengan objektif organisasi menjalankan program tersebut.

            

Selain itu, saya juga berpandangan bahawa dengan menganalisis program yang dijalankan, ia dapat membantu membaiki kelemahan terhadap program-program yang bakal dilaksanakan kelak. Program terkini akan menjadi panduan kepada program-program akan datang. Sebaliknya, program-program latihan yang telah dilaksanakan akan menjadi garis panduan dan rujukan kepada program terkini. Oleh sebab itu, program-programn yang dilaksanakan sebaiknya mempunyai kertas kerja atau dokumen bertulis yang lengkap merangkumi maklumat-maklumat tempat, perbelanjaan, perjalanan program, pengendali, jurulatih, pelatih dan sebagainya yang bersangkutan dengan program bermula dari peringkat awal perlaksanaan sehinggalah ke penutup program. Oleh sebab itu kebiasaannya, setiap program yang dilaksanakan oleh organisasi akan berakhir dengan peringkat penilaian oleh para peserta. Borang kaji selidik akan disediakan oleh pihak penganjur atau jurulatih untuk dijawab oleh peserta. Dokumen-dokumen ini seterusnya akan disimpan sebagai rujukan dan panduan untuk penambahbaikan untuk program akan datang. Disamping itu, borang penilaian juga digunakan sebagai pengukuran untuk menentukan kejayaan sesuatu program latihan. Ia boleh dinilai berdasarkan markah-markah yang diberikan oleh para peserta atau dengan melihat perubahan para peserta sebelum dan selepas menyertai program latihan tersebut.

            Pada pandangan saya juga, dengan sistem ELD yang bertindak untuk merancang dan memerhati latihan kakitangan organisasi, pembangunan kerjaya dan prestasi pekerja, ia akan membawa perubahan yang positif kepada para pekerja seterusnya berupanya meningkatkan produktiviti dan perkhidmatan organisasi. Merancang latihan kepada kakitangan akan menyediakan mereka kepada persaingan semasa dalam industri yang menuntut kecekapan dan kemahiran yang bukan sedikit daripada kakitangan dan pekerja. Ia juga sebagai persediaan semasa dalam industri pekerjaan kini yang banyak bergelumang dengan teknologi dan pengendalian mesin-mesin pemprosesan terkini. Latihan yang berjaya akan meningkatkan kecekapan kemahiran, pengetahuan yang membawa kepada perubahan tingkahlaku pekerja kepada lebih produktif, bermotivasi serta meningkatkan kesetiaan kepada organisasi.

            Pada pendapat saya juga, sistem ELD dapat membawa kepada pembangunan kerjaya pekerja melalui kemahiran dan pengetahuan yang mereka perolehi yang akan membuka peluang kepada kakitangan bawahan untuk menjawat jawatan yang lebih tinggi dan lebih kanan. Misalnya, organisasi melihat akan pencapaian, kesetiaan, kemahiran dan pengetahuan seseorang individu untuk meluluskan kenaikan pangkat ataupun untuk kenaikan gaji tahunannya. Pembangunan kerjaya bukan sahaja menguntungkan individu itu, malah akan mendatangkan kesan positif kepada organisasi. Ia juga akan meningkatkan kepuasan kerja di kalangan kakitangan. Kepuasan kerja yang tinggi akan meningkatkan tahap kesetiaan serta mengelakkan pusing ganti kerja yang tinggi. Pembangunan kerjaya yang tersusun dan terancang dapat mencungkil bakat-bakat terpendam dan baru dalam diri kakitangan organisasi.

            Lebih dari itu, pada pendapat saya sistem ELD juga menganjur dan mencadangkan program latihan yang benar-benar sesuai dan berkualiti untuk para pekerja industri. Pengurus organisasi hanya memilih dan membuat pertimbangan berdasarkan keperluan semasa organisasi bagi memastikan pekerja mendapat latihan yang sangat diperlukan bagi menjamin kualiti produktiviti dan perkhidmatan yang ditawarkan organisasi. Sistem ELD juga melaksanakan penialaian prestasi secara berkala dengan mengambil kira tempoh-tempoh tertentu. Ini bagi memastikan tahap kesediaan pekerja sentiasa berada pada level yang cemerlang  dan dengan motivasi yang tinggi untuk bekerja.

            Pada pemerhatian saya di beberapa organisasi, penilaian prestasi secara berkala ini biasanya dilakukan setiap 6 bulan sekali, iaitu dua kali dalam setahun. Namun, ia adalah bergantung kepada setiap ketua bahagian masing-masing. Ada kalanya, penyelia akan membuat penilaian secara kerap seandainya mendapat aduan atau melihat prestasi yang kurang memberansangkan daripada pekerja bawahan mereka. Pemantauan dan penilaian lebih kerap dijalankan bagi mengurangkan permasalahan dan ketidakcemerlangan pekerja yang boleh menjejaskan kualiti dan produktiviti kerja pekerja itu yang akan membawa kesan kepada organisasi dan jabatan kelak. Penilaian prestasi secara berkala akan memantau kualiti kerja pekerja supaya mencapai piawaian seperti yag dikehendaki dan yang telah ditetapkan oleh organisasi sebagai memelihara nama dan kepercayaan umum kepada organisasi.

            Melihat kepada komponen-komponen yang terdapat dalam sisitem ELD, pada pendapat saya ia merupakan satu komponen latihan dan pembangunan yang menyeluruh kerana melibatkan penyimpanan beberapa maklumat penting yang boleh dikeluarkan apabila dikehendaki. Komponen-komponen tersebut melibatkan maklumat peribadi pekerja seperti nama, umur, alamat dan jawatan di organisasi. Ia juga mengandungi maklumat sebelum latihan seperti latar belakang pendidikan, pencapaian prestasi serta KPI pekerja itu sendiri. Lain-lain komponen adalah penilaian program dan pemindahan latihan yang membantu dalam peningkatan dan pembangunan kerja pekerja.

            Oleh yang demikian, pada pendapat saya sistem ELD memberikan beberapa kelebihan kepada organisasi yang menggunakannya. Pertamanya, organisasi akan mendapat maklumat berkaitan latihan dan menggunakan maklumat itu untuk melibatkan para pekerjanya. Dengan maklumat yang lengkap, organisasi dapat membuat peruntukan yang bertepatan dengan latihan yang hendak dilaksanakan supaya latihan jangka panjag atau jangka pendek itu dilaksanakan mengikut keperluan semasa pekerja. Sistem ELD juga memberikan maklumat kepada para pekerja untuk membantu mereka membuat penilaian demi pembangunan diri dan kerjaya mereka. Pekerja mesti berdepan dengan suasana kerja semasa yang memerlukan kemahiran tertentu yang menjadi nadi kepada pekerjaan zaman kini seperti mempunyai kemahiran komputer.

            Pada pandangan saya, kemahiran dan kecekapan mengendalikan komputer dengan pelbagai perisian amat penting bagi seseorang pekerja untuk terus berdaya saing dalam alam pekerjaan yang kian mencabar. Semasa latihan, pekerja boleh mempelajari kamahiran-kemahiran komputer yang sesuai untuk dipraktikkan di tempat kerja. Mereka juga dapat mengenalpasti apakah latihan yang bersesuaian yang boleh mereka hadiri. 

Rujukan :
1. Denise Thursfield and John Hamblett,(2001), Mutuality, learning and change at work: the case of employee led development
2. Todd J. Maurer, Michael Lippstreu, (2006), who will be committed to an organization that provides support for employee development? Journal of Management Development, Vol. 27 No. 3, 2008.