1.2 Pengrekrutan dan Pemilihan

Pengrekrutan dan Pemilihan

Pasukan Polis Diraja Malaysia sangat mementingkan
kecergasan dan kecekapan.  Oleh itu, salah satu modul
semasa temuduga dilaksanakan adalah ujian fizikal dan latihan
kecergasan agar para pemohon kerja menepati dan
memenuhi spesifikasi kerjanya.

Salah satu aktiviti sumber manusia saya mengambil contoh PDRM  dalam pemilihan pekerja. Ia bertujuan untuk memperolehi kuantiti dan jenis sumber manusia yang diperlukan oleh organisasi. Aktiviti ini termasuklah membuat analisis ke atas kerja, membuat perancangan sumber manusia dan pengrekrutan.

          Analisis kerja misalnya, ia melibatkan kajian terhadap tugas-tugas dan tanggungjawab yang terlibat di dalam kerja, penghuraian kerja atau spesifikasi-spefisikasi kerja seperti kaedah untuk mengumpul maklumat, agar proses pengrekrutan dapat dilaksanakan. Proses-proses pengrekrutan termasuklah proses temuduga, menyediakan borang permohonan secara ‘online’, ujian pekerjaan atau latih amal dan praktikal. Pengrekrutan dan penstafan adalah salah satu bidang tanggungjawab pengurus sumber manusia PDRM selain bertanggungjawab terhadap temuduga, latihan, rekabentuk sistem pengganjaran, sistem pengrekrutam, pemilihan serta membuat penyusunan program latihan. Ini kerana, dalam perkhidmatan PDRM kekuatan fizikal amatlah dititikberatkan selain ketahanan mental dan kekuatan psikologi. Atas alasan itu, setiap lantikan untuk perkhidmatan di PDRM akan dikehendaki menjalani kursus asas pengrekrutan minima selama enam bulan.

          Kursus asas rekrut ini adalah bahagian terakhir pemilihan dalam jabatan PDRM selepas melepasi kelayakan akademik, temuduga dan ujian kecerdasan yang dilakukan selepas pemohon mengisi maklumat peribadi di laman web pekerjaan yang disediakan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA).

          Ini kerana, tanpa kombinasi yang baik antara kelayakan akademik, ketahanan fizikal serta kekuatan mental pekerja di jabtan PDRM serta kebolehan yang sesuai maka pekerja dan organisasi akan mengalami kepincangan semasa beroperasi. Oleh itu, organisasi perlu merancang sumber manusia mereka agar kualiti sumber manusia dapat ditingkatkan dan sekaligus dapat meningkatkan produktiviti melalui peningkatan kemahiran dengan latihan, motivasi dan pengurusan pekerja yang baik.

Kawad kaki menjadi asas kepada para pelatih di jabatan
Polis Diraja Malaysia untuk meningkatkan disiplin

Disebabkan modal insan adalah sangat berharga dan merupakan aset utama jabatan seperti PDRM, mengukuhkan dan menguatkan modal insan atau tenaga sumber manusia menjadi cabaran utama yang perlu ditempuhi oleh jabatan sumber manusia di organisasi ini. Pengrekrutan dan penstafan yang efektif adalah menjadi kunci yang utama untuk mencapai matlamat organisasi. Dalam melahirkan bakal-bakal pegawai polis yang berdisiplin dan berdedikasi dalam kerjaya, kawad kaki serta pembelajaran yang efektif terhadap penyelesaian masalah keselamatan menjadi teras utama kepada pengrekrutan pekerja. Malah latihan yang disediakan di pusat-pusat latihan polis ini sebagai teras pembentukan disiplin yang jitu kepada para pegawai polis sekaligus membentuk semangat berpasukan dan nilai kerjasama antara pelatih.

“HRIS has been undertaken with the aim of utilising functions that are of a strategic nature thereby enhancing the strategic contribution of the HR function”.

---

Susan K.Lipert and Paul Michael Swiercz, Human Resource Information System (HRIS) and Technology Trust, Journal of Information Science 31:340 (2005)

      Pengrekrutan dalam PDRM adalah satu terminologi yang menyeluruh, yang menjelaskan satu proses bagi menentukan keperluan untuk mengambil pekerja baru kerana ia adalah asas latihan dan kerjaya bagi PDRM. Di samping itu, ia dapat mengenalpasti di mana calon pekerja baru itu berada dan berusaha untuk menarik mereka supaya memohon untuk mengisi jawatan kosong seterusnya dapat mengisi kekosongan jawatan di tempat-tempat atau cawangan yang sangat memerlukan kakitangan tambahan. Hasil daripada pengrekrutan adalah senarai calon yang lengkap yang berpotensi untuk mengisi kekosongan. Senarai ini dipanggil senarai terpilih. Pengrekrutan atau proses mencari dan menarik calon yang sesuai untuk mereka membuat permohonan bagi mengisi kekosongan dilakukan apabila permintaan atau keperluan sumber manusia oleh sesebuah organisasi melebihi pembekalan. Tujuan utama pengrekrutan dilakukan secara ‘online’ dapat dilihat atas beberapa sebab iaitu :-

a)  Mengiklankan Kekosongan jawatan dan keperluan calon yang dikehendaki bagi 

    memasuki perkhidmatan PDRM kerana ia melibatkan kos untuk memenuhi kekosongan

    jawatan yang diiklankan itu

b) Mendapatkan staf atau pemohon atau calon-calon yang berkelayakan dengan

    kekosongan jawatan

c)   Mempercepatkan proses memenuhi kekosongan jawatan yang ditinggalkan

d)   Memenuhi kontrak psikologikal

e)  Memperlihatkan kualiti dan kuantiti serta kepelbagaian calon-calon yang memohon

PDRM tampil menjadi organisasi yang menggunakan internet untuk kemudahan pencari kerja terutama semasa proses pengambilan dan tapisan kelayakan mengikut beberapa ciri seperti kelulusan akademik, kesihatan fizikal dan bentuk kecacatan. Pencari kerja yang berpotensi akan mengenal pasti pengiklanan organisasi PDRM melalui carian di internet dengan mengakses bahagian kerjaya laman web korporat PDRM berkenaan. Segala perjawatan dan maklumat mengenai pelbagai peringkat jawatan boleh didapati dengan mudah untuk semakan oleh pencari kerja termasuk arahan cara bagaimana untuk memohon jawatan tersebutb dengan langkah demi langkah.

Mengrekrut dalam laman web adalah amalan biasa organisasi korporat dalam ekonomi digital hari ini. Keadaan persekitaran ekonomi yang global pada hari ini menghendaki organisasi merangka strategi dan amalan yang membawa kepada kelebihan dalam persaingan. Ini dapat dilakukan dengan merangka strategi pengambilan terbaik. Perancangan sumber manusia yang sistematik dapat membantu mengurangkan masalah yang berkaitan dengan sumber manusia. Ia juga dapat mengatasi masalah kekurangan dan lebihan tenaga buruh serta menjimatkan kos pengambilan. Sistem inilah yang sedang diteroka oleh kerajaan Malaysia kini.

---

HRMIS – Transformasi Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam Malaysia Abad ke-21. Artikel Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (2011)

Melalui HRIS, kerajaan dapat mengenalpasti kekurangan dan lebihan tenaga kerja di sesuatu jabatan kerajaan dan akan membuat penyelarasan semula mengikut keperluan sumber manusia organisasi itu. Bilangan sebenar pekerja seperti selepas berpencen dan penamatan kontrak akan sentiasa dikemaskini.
      Selaras dengan perkembangan teknologi baru dan persaingan globalisasi semasa, Kerajaan Malaysia kini juga telah menyediakan laman web untuk memudahkan pencari kerja yang berminat untuk berkhidmat dalam sektor kerajaan. Perkhidmatan yang ditawarkan adalah terbuka sepanjang tahun dan calon akan dipanggil untuk temuduga dan ujian kecekapan serta bakat berdasarkan keperluan jawatan semasa. Oleh itu, pencari-pencari kerja hanya perlu mengisikan maklumat diri dan jawatan yang dipohon berdasarkan kelayakan akademik dan syarat-syarat yang telah ditetapkan. Calon yang telah berdaftar dengan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia ini akan dipanggil sekiranya terdapat keperluan tenaga kerja dan kekosongan jawatan dalam kerajaan Malaysia.

Portal Rasmi Suruhanjaya Perkhidmatan Malaysia Yang Dibangunkan Oleh Kementerian Sumber Manusia Bagi Memudahkan Pencari Kerja Memohon Kekosongan Jawatan Yang Terdapat Di Sektor Kerajaan.

Pencari kerja perlu mendaftar dan rekod permohonan jawatan  mereka akan aktif dalam tempoh satu tahun dari tarikh pendaftaran

Setiap calon yang berdaftar dibenarkan untuk memilih lima jawatan 

pilihan yang utama mengikut kesesuaian dengan kelayakan mereka dan 

akan ditawarkan pekerjaan tersebut mengikut mana-mana kekosongan semasa.

Maklumat terkini mengenai status jawatan yang dipohon
akan segera diketahui selepas pemohon membuat pendaftaran.
Oleh itu, pemohon mempunyai pilihan untuk meneruskan pilihan
jawatan tersebut atau memilih jawatan-jawatan lain yang ditawarkan.

Secara terperinci permohonan pekerjaan dalam talian adalah permohonan sesuatu pekerjaan yang mengisi borang di laman maya yang menggantikan kertas dan pen yang menggantikan permohonan secara tradisi yang mana pemohon pekerjaan melawat sebuah syarikat atau menunggu untuk temuduga. Permohonan pekerjaan secara online menjadi semakin popular dikalangan majikan. Ini kerana permohonan pekerjaan secara online, tanpa kertas tidak memerlukan campur tangan tenaga kerja yang ramai dalam proses penyimpanan dan capaian, lebih cekap dan menjimatkan masa kakitangan. Disamping itu, ia juga memenuhi keperluan pengambilan yang tidak bersifat diskriminasi yang berdasarkan kelayakan seseorang pemohon untuk pekerjaan tersebut.

---

Utusan Malaysia (12.2.2009)
         Permohonan pekerjaan secara online boleh diperiksa oleh kata kunci untuk mencari pemohon dengan kemahiran, pengalaman, dan ijazah yang diperlukan untuk kerja-kerja tertentu. Permohonan pekerjaan secara online mengandungi bahagian awal yang prescreen dan prequalify pemohon sebelum majikan terpaksa mengkaji semula keseluruhan permohonan kerja dalam talian. Dari segi kelebihan untuk pemohon, jika pemohon dianggap tidak berkelayakan untuk pembukaan kerja tertentu, sesi permohonan berakhir. Ini mengurangkan jumlah masa dan tenaga yang bakal kakitangan laburkan dalam mengisi permohonan pekerjaan untuk jawatan yang mereka tidak berkelayakan.

 Dalam sektor swasta pula, terdapat satu sistem yang dikenali sebagai Perisian Penjejakan yang membolehkan majikan terus berurusan dengan permohon pekerjaan dan menguruskan data yang dikumpul dari resume. Organisasi besar menggunakan perisian menjejaki pencari kerja untuk menguruskan pengkalan data resume yang telah dicipta oleh pemohon pekerjaan secara online di laman web organisasi itu. Vendor perisian Penjejakan pemohon biasanya telah bekerjasama dengan Jabatan Sumber Manusia kerajaan untuk mengekstrak data dari aplikasi dalam talian mereka.

Sesuatu perisian penjejakan pemohon secara online yang dipilih oleh syarikat atau yang dikendalikan oleh vendor akan memenuhi beberapa ciri seperti :-

a)           Kata kunci seperti pengalaman kerja, kelulusan akademik dan pencapaian

Maklumat-maklumat organisasi seperti latar belakang, pemilikan, pencapaian, berkaitan dengan operasional, perhubungan dan bentuk berkhidmatan. Ini kerana para pencari kerja hari ini kebanyakan adalah yang aktif dan mempunyai sikap ingin mengetahui mengenai sesuatu yang sangat tinggi. Mereka akan lebih berminat terhadap organisasi yang mendedahkan identiti dan berkongsi maklumat mengenai mereka secara terbuka. Ia menunjukkan bahawa organisasi ini adalah terbuka dan bersedia untuk menerima pekerja baru dalam organisasi mereka. Kebanyaka organisasi yang mengamalkan amalan ini adalah terdiri daripada organisasi-organisasi besar dan mengiklankan kekosongan jawatan yang tinggi. 

Rujukan :
 1. Susan K.Lipert and Paul Michael Swiercz, Human Resource Information System (HRIS) andTechnology Trust, Journal of Information Science 31:340 (2005)
2.  HRMIS – Transformasi Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam Malaysia Abad ke-21. Artikel Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (2011)
3. Utusan Malaysia (12.2.2009)