2.1 Pengurusan Prestasi

Pengurusan Prestasi

Pada pendapat saya, penggunaan teknologi kini oleh organisasi sebagai satu alat untuk mengukur dan membuat penilaian ke atas prestasi di kalangan pekerja industri adalah sangat praktikal dan langkah yang bijak. Ini berikutan langkah-langkah penilaian dapat dilaksanakan dengan lebih mudah dan pantas dengan adanya kemudahan maklumat secara real time  dan online. Pengurusan terhadap penilaian prestasi yang cekap lagi berkesan berlandaskan kepada satu sistem elektronik dapat memudahkan pengumpulan maklumat kepada unit-unit pengurusan sumber manusia di semua jabatan dan aegnsi.

            Pada pendapat saya juga, dengan kuantiti pekerja industri yang besar dan pelbagai peringkat pengurusan dan pelaksanaan, proses pengumpulan data secara manual adalah sudah tidak mencukupi untuk membolehkan pengurusan sumber manusia dilaksanakan secara berkesan. Hal ini menjadi sangat penting terutama kepada organisasi yang menyampaikan atau mengiklankan perkhidmatan mereka kepada pelanggan bagi memudahkan transaksi perniagaan dan juga perantara perkhidmatan di antara jabatan-jabatan dalam organisasi tersebut.

            Bagi saya melalui sistem pengurusan sumber maklumat yang berkesan, ia bukan sahaja dapat mengautomasikan data-data yang disimpan secara manual sebelum ini, bahkan ia bertindak sebagai pusat maklumat atau bank yang boleh digunakan untuk meningkatkan lagi tahap pembangunan pekerja industri. Ini kerana sistem maklumat adalah satu sistem yang bersepadu, telah dimudahcarakan oleh teknologi  yang menggabungkan amalan terbaik teknologi sumber manusia. Oleh itu, dengan adanya sistem pegurusan sumber maklumat ini, diharapkan ia dapat mewujudkan satu persekitaran kerja baru yang bercirikan kepada kepantasan, ketulusan, kemampuan mengesan tindakan yang diambil, dan kebolehpercayaan.

            Saya juga merasakan sistem maklumat sumber manusia harus tersedia dengan satu bentuk pengurusan sumber manusia dengan lebih cekap dalam industri yang merangkumi semua aspek pembangunan sumber manusia bermula dari tarikh seseorang pekerja itu melaporkan diri untuk bekerja sehinggalah ke hari persaraannya.

            Berdasarkan pengetahuan dan pemahaman saya, melalui polisi dan prosedur sumber manusia yang seragam dan maklumat sumber manusia yang bersepadu membolehkan proses-proses tertentu dijalankan secara konsisten serta memudahkan penggunaan sistem ini yang dapat membantu organisasi terutama peringkat pengurusan. Lebih dari itu, proses penilaian dan pembangunan pekerja akan menjadi lebih kompeten dan terarah. Dari segi penilaian terhadap kecekapan bekerja, ia dapat memperlihatkan pencapaian terhadap target yang telah ditentukan, samada melalui peningkatan produktiviti atau keputusan yang diperolehi di akhir perlaksanaan sesuatu tugasan.

            Saya berpendapat, proses menguruskan prestasi pekerja adalah berhubungan terus dengan matlamat dan misi utama organisasi. Oleh itu, pekerja dan organisasi perlu menyetujui segala matlamat yang ditetapkan oleh organisasi secara bersama untuk membolehkan tindakan-tindakan ke arah matlamat itu berjaya dilaksanakan. Namun begitu, organisasi juga harus melaksanakan beberapa program pembangunan dan memberikan latihan kepada kakitangan agar segala kemahiran, tingkahlaku dan pengetahuan yang dikehendaki sebagai pemangkin untuk kakitangan lebih produktif.  Di samping itu, kemahiran dan pengetahuan yang baru sangat berguna kepada kakitangan sebagai latihan jangka panjang dan merupakan salah satu proses pembangunan untuk diri dan kerjaya mereka.

            Pada pandangan saya juga, pengurus sumber manusia harus bijak dalam melaksanakan program pembangunan latihan seperti mengatur, merancang dan menganalisis bentuk-bentuk latihan yang diperlukan oleh kakitangan.  Malah, bentuk-bentuk perancangan itu harus didokumentasikan dan dibuat secara bertulis sebagai rujukan dan panduan pelaksanaan. Perancangan  prestasi  kakitangan  atau pekerja melibatkan beberapa perkara penting seperti matlamat kerjaya dan perancangan latihan kakitangan. Latihan yang diberi kepada kakitangan haruslah selari dengan tugas dan keperluan mereka di tempat kerja. Ini termasuklah latihan untuk meningkatkan motivasi, membina hubungan baik dengan rakan sekerja serta meningkatkan kesedaran mengenai  tanggungjawab mereka terhadap organisasi. Organisasi juga harus menjalinkan hubungan yang baik bersama kakitangan dengan melaksanakan kebajikan dan membuat pelaburan samada jangka panjang atau pelaburan jangka pendek untuk menghasilkan kakitangan yang benar-benar berkualiti untuk pelaksanaan operasi organisasi.

            Menurut Journal Of Business Management Vol.5 (15), Institut for Information Industri, Taiwan menyatakan produktivit, motivasi dan kepuasan pegawai akan meningkat dengan adanya peralatan dan kemudahan komputer yang lebih baik, pengurangan kerja yang bertindih dan pengautomasian proses-proses kerja. Misalnya penyertaan kakitangan dalam membuat keputusan atau peluang yang diberikan kepada mereka untuk mereka membuat keputusan untuk melancarkan operasi organisasi. Ia akan menjadikan kakitangan tersebut terus bermotivasi dan akan meningkatkan kesetiaannya kepada organisasi dan secara automatik merasakan ia telah mendapat kepercayaan organisasi sekaligus mewujudkan semangat bekerja dan menimbulkan dalam dirinya rasa berkepentingan di organisasi itu.

            Oleh yang demikian, pada pendapat saya seterusnya, penyertaan kakitangan dalam membuat keputusan akan meningkatkan prestasi sistem pengurusan organisasi kerana akan terdapat pelbagai keputusan yang mungkin membawa kepada satu keputusan muktamad yang terbaik. Ia kerana nilai-nilai keputusan itu diambil dari pelbagai lapisan golongan kakitangan yang berpengetahuan mahupun mempunyai pengalaman yang luas dalam bidang-bidang kerja mereka. Selain itu, mempunyai objektif yang spesifik juga penting dalam sistem pengurusan prestasi. Kerana semua kakitangan akan memahami dan mempunyai satu objektif yang sama dengan organisasi untuk dicapai. Oleh itu, kakitangan dan organisasi dikatakan mempunyai hala tuju dan tujuan yang sama untuk dikongsi bersama dalam mencapai matlamat dan objektif yang telah ditetapkan dan dipersetujui secara bersama. Sehubungan itu, sistem maklumat sumber manusia yang dibangunkan oleh sesebuah organisasi akan membantu menyelesaikan masalah ketidakseragaman terhadap penilaian prestasi pekerja. Dengan adanya satu sistem yang seragam, ia akan memudahkan penilaian dibuat sekaligus nilai-nilai terhadap penilaian tersebut menepati standard atau pawaian tertentu oleh organisasi. Ia juga menjadi asas atau panduan kepada penyelia untuk menilai kakitangan bawahan mereka.

            Selain itu, penilaian prestasi dan maklum balas akan diketahui secara segera kerana sistem maklumat ini dilengkapi dengan ciri kesegeraan, semasa dan terkini. Sistem maklumat ini juga menjadi salah satu sistem pengurusan yang penting sebagai monitor dan laluan standard prestasi yang betul untuk diikuti. Ia juga dapat memberi maklum balas atau tindak balas serta menjadi satu sistem kejurulatihan yang sangat berkesan samada digunakan secara formal atau tidak formal. Pada pendapat saya juga, ia juga digunakan sebagai pengurusan prestasi harian di mana pembangunan dapat dilaksanakan melalui program kejurulatihan, latihan, cabaran atau tugasan yang dilaksanakan oleh para kakitangan serta melaksanakan berubahan terhadap proses kerja kepada corak kerja yang lebih terkini dan efektif.

            Pada pendapat saya, pengurusan yang baik adalah bergantung kepada pengurusan objektif yang baik. Apabila organisasi mempunyai objektif yang baik yang memenuhi beberapa ciri tertentu seperti objektif yang spesifik, kebolehcapaian atau munasabah sesuatu objektif itu untuk dicapai, realistik, boleh diukur atau diperhatikan mahupun dirasakan perubahannya serta mempunyai tempoh yang munasabah untuk dicapai. Ia melambangkan organisasi itu mempunyai matlamat yang kukuh dan jitu untuk dicapai. Lalu objektif itu akan dikongsi bersama-sama dengan kakitangan mereka. Ia akan mengukuhkan kepercayaan kakitangan kepada organisasi kerana yakin dengan hala tuju dan matlamat organisasi yang jelas.

            Saya juga berpendapat, beberapa perkara boleh diukur seperti tingkah laku. Ia seperti melihat bagaimana kerja dapat dilaksanakan, tingkahlaku yang diperlukan, dan bagaimana tingkahlaku dapat memberi sokongan terhadap pencapaian dan budaya organisasi pada masa akan datang. Ia juga dapat melihat pencapaian seperti pencapaian terhadap keberhasilan, pencapaian terhadap pembandingan standard kerja yang diperlukan serta pencapaian terhadap matlamat dan objektif organisasi itu. 

Rujukan :
1.  Journal Of Business Management Vol.5 (15)
2. M.A. Norhayati & A.K. Siti-Nabiha, A case study of the performance system in a Malaysian government linked company, Journal of Accounting & Organizational Change. Vol. 5 No. 2, 2009. pp. 243-276 Emerald Group Publishing Limited

2.  3. Herman Aguinis (2009),  Performance Management  Second Edition, Pearson International Edition