2.3 Pengurusan Sumber Manusia Dan Payroll

Pengurusan Sumber Manusia Dan Payroll

              Pada pandangan saya, pengurusan sumber manusia dan pembayaran gaji dalam sesebuah organisasi adalah saling berkaitan dan memainkan peranan yang sangat penting dalam operasi hariannya. Jabatan sumber manusia dan pembayaran gaji mempunyai hubungan yang sangat rapat kerana ia melibatkan pekerja secara langsung dan tidak langsung seperti pekerja separuh masa, kontraktor, konsultan, operator dan kumpulan pekerja tetap. Pengurusan sumber manusia yang baik akan memberikan kesan kepada program penilaian organisasi yang memberikan kesan dan refleks kepada perubahan bentuk kerja. Kini banyak organisasi yang menggabungkan berkaitan proses pembayaran gaji dengan jabatan sumber manusia untuk lebih mudah dikendalikan.

            Pada pendapat saya juga, penggabungan antara pembayaran gaji dan jabatan sumber manusia dapat membantu dalam banyak perkara seperti mengurangkan kos pengurusan dan pentadbiran. Misalnya, jabatan sumber manusia akan menentukan tempoh kerja lebih masa yang boleh dilakukan bagi seseorang individu atau pekerja. Jabatan sumber manusia juga akan menentukan limitasi tempoh untuk membuat kerja lebih masa yang sesuai dengan beban kerja yang terpaksa ditanggung oleh pekerja. Oleh yang demikian, jabatan sumber manusia membuat rekod yang lengkap mengenai jumlah kerja lebih masa dan akan membuat pembayaran terhadap kerja-kerja tersebut. Jabatan sumber manusia sesebuah organisasi dapatlah dikatakan bertanggungjawab terhadap segala bentuk perlaksanaan yang melibatkan tenaga sumber manusia dan pembayaran upah utuk seluruh kakitangan organisasi.

            Selain dari itu, pada pendapat saya juga jabatan sumber manusia adalah satu-satunya jabatan dalam organisasi yang berkuasa penuh untuk menentukan proses pengambilan pekerja dari segi bilangan pekerja baru yang diperlukan, tawaran kemasukan, dokumen-dokumen perlantikan, jawatan yang ditawarkan, pembayaran gaji yang diberi, penempatan tempat tugas dan kelayakan yang dikehendaki oleh organisasi untuk mengisi kekosongn jawatan yang ditawarkan itu. Pada masa ini, jabatan sumber manusia akan bertindak menganalisis bagi pihak organisasi mengenai pembayaran gaji yang akan ditawarkan kepada pekerja baru berdasarkan pengalaman dan kelayakan. Jabatan ini akan menilai sejauh mana kelayakan individu itu untuk ditawarkan dengan gaji yang setimpal dengan pasaran kerja semasa disamping menarik minat pekerja-pekerja baru mengisi kekosongan jawatan yang ditawarkan.

            Saya juga melihat jabatan sumber manusia sebagai satu jabatan yang bertanggungjawab untuk mengambil kira mengenai ketidakhadiran kerja pekerja tanpa sebab untuk tujuan pembayaran gaji dan pelbagai elaun-elaun yang berkaitan. Kadar ponteng kerja akan mempengaruhi bayaran upah yang diterima oleh pekerja pada setiap bulan. Misalnya, pekerja yang mempunyai rekod ponteng kerja yang tinggi tidak boleh dibayar upah sama seperti pekerja yang tidak mengalami masalah tidak hadir bekerja. Pekerja yang sentiasa ponteng kerja juga, tidak boleh menerima apa-apa kemudahan elaun tambahan atau bonus yang telah diperuntukan oleh organisasi untuk pekerja yang mempunyai rekod yang cemerlang dan kehadiran yang baik ketika waktu bekerja. Oleh itu, peranan jabatan sumber manusia adalah memastikan bahawa pembayaran yang dibuat dan yang diterima oleh pekerja adalah adil mengikut peraturan kerja dan kedatangan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

            Sehubungan itu, masalah pembayaran upah ini menjadi lebih mudah dengan menggunakan sistem applikasi yang dibangunkan oleh jabatan sumber manusia yang mana sistem pembayaran gaji adalah sistem automatik yang telah disetkan mengikut perkiraan jam bekerja pekerja. Ia akan lebih memudahkan pihak pentadbiran dan pengurusan dalam memantau pekerja dan pemprosesan permohonan kerja lebih masa. Teknologi sumber manusia kini menyediakan sistem perkhidmatan layan diri yang terbaik dan lengkap. Untuk itu, adalah menjadi tanggungjawab setiap pekerja industri untuk melengkapkan maklumat diri mereka ke dalam sistem yang telah disediakan oleh organisasi agar maklumat diri itu sentiasa terkini.

            Apabila pekerja industri menggunakan satu sistem yang telah ditingkatkan dengan teknologi terkini, ia bukan sahaja dapat menjimatkan tenaga sumber manusia malah dapat menjimatkan masa dan kos pentadbiran. Kemudian, semua kos ini dapat dialihkan kepada program pembangunan untuk kecekapan operasi organisasi serta penambahbaikan kepada penggunaan teknologi yang lebih meluas dalam organisasi serta persaingannya.

            Mengikut pemahaman saya, pengisian borang kerja lebih masa melalui online akan terus ke sistem pengiraan secara automatik dapat memudahkan pekerja jabatan sumber manusia tanpa perlu mengisi borang OT secara manual dan sedikit menyulitkan terutama untuk mendapatkan pengesahan dan sokongan pihak atasan. Melalui kaedah ini juga, organisasi dapat memantau secara lebih kerap berkaitan dengan pencapaian produktiviti pekerja dengan melihat kekerapan dan kadar kerja lebih masa yang dilakukan oleh mereka. Organisasi atau pengurus secara tidak langsung dapat memantau proses kerja, bebanan kerja dan lambakan kerja yang terpaksa ditanggung oleh kakitangan organisasi. Oleh yang demikian, tindakan boleh diambil seperti mengenalpasti apakah punca masalah sehingga menyebabkan kakitangan terpaksa melakukan kerja lebih masa ataupun organisasi telah menyediakan kerja lebih masa sebagai kebajikan yang boleh dipilih oleh kakitangan.

            Selain penggunaan teknologi dan sistem yang terkini, saya mencadangkan agar untuk memantapkan lagi penggunaan teknologi khususnya komputer, seharusnya organisasi tidak mengabaikan penyediaan set komputer yang lengkap kepada para pekerja dengan sistem atau dapatan yang terkini. Berdasarkan pemerhatian dan pengalaman sendiri, organisasi seringkali menyediakan peralatan yang lengkap untuk kakitangan mereka. Namun amat mengecewakan, apabila kakitangan dihantar untuk menjalani sesuatu kursus yang berkaitan dengan teknologi apabila kembali ke tempat kerja, segala ilmu pengetahuan yang diperolehi di sepanjang kursus tidak dapat dipraktikkan sepenuhnya. Ini kerana, kursus-kursus yang dianjurkan adalah menepati pasaran kerja semasa, tetapi organisasi masih belum bersedia untuk melengkapkan peralatan dengan kesesuaian teknologi semasa.

            Oleh itu, pada pendapat saya, hal ini amat merugikan bukan sahaja pekerja malah organisasi yang banyak melabur untuk pembangunan kerjaya pekerja namun matlamat yang hendak dicapai adalah tidak selari dengan persediaan untuk membuat perubahan dan menyesuaikan dengan keadaan semasa. Oleh itu, apabila hendak membuat sebarang perubahan, maka organisasi dan pekerja harus bekerjasama untuk memastikan agar matlamat yang hendak dicapai adalah selari dengan keupayaan pekerja dan organisasi itu sendiri.

Rujukan :
1. Teori Modal Manusia (Becker, 1975) 
2. Management a holistic approach.Shah Alam, Selangor.Arah Publications.
3. Management.4^TH Edition.Prentice Hall.